Den svenska sjukvården har stora ekonomiska problem. Nio av landets 21 regioner visade enligt SKL underskott i sina rapporter för de första åtta månader 2019. I 20 av 21 regioner hade sjukhusvården underskott jämfört med budget och alla regioner brottas med av olika skäl ökande kostnader. Samtidigt hade fem regioner efter byte av leverantör hamnat i en försörjningskris, som bland annat lett till att många operationer fick ställas in. Frågan är om det inte finns ett samband mellan dessa två ytligt sett olikartade typer av problem. Ett samband i den meningen, att samma typ av förändringar skulle kunna lösa båda.

Landstingens inköp under 2018 kostade 287 miljarder av totala 866 miljarder kronor i offentliga inköp i Sverige. Och av den senare summan är enligt Dagens Samhälle Insikt så mycket som mellan 90 och 135 miljarder ”bortslarvade pengar” – helt enkelt olika typer av svinn. Med andra ord: Ser man bara till vilka summor det handlar om, så borde en bättre hantering av inköp och upphandlingar kunna klara en mycket stor del av regionernas och sjukvårdssektorns samlade ekonomiska problematik och samtidigt ge säkrare försörjning.

Det finns två huvudorsaker till ”de bortslarvade pengarna”: Bristande specialistkunskaper och dålig uppföljning.

Ett sjukhus eller en hälsocentral är beroende av en mängd olika typer av inköp – från ”vårdspecifika” produkter och tjänster som medicinteknisk utrustning och apoteksvaror till larm- och bevakning, fastighetsskötsel, städning och städmaterial, transporter, IT och telekommunikation, kopiering, laboratoriematerial, avfallshantering, energi, m.m.

Att handla upp och att implementera samt inte minst att följa upp allt detta på ett optimalt sätt kräver specialistkunskaper och resurser utöver det vanliga. Det finns inga organisationer som har råd att ha en så stor inköpsavdelning som krävs för att täcka 100 procent av alla inköpskategorier effektivt. Särskilt inte om man kanske bara handlar upp varje enskild kostnadskategori vart annat till vart tredje år. Det blir för ineffektivt.

Varken ett sjukhus, eller ens en hel region kan alltså hålla sig med specialister, som verkligen i detalj har tillräckliga kunskaper kring alla de olika produkter och tjänster som man dagligen är beroende av och betalar för.

Minst lika viktigt för att ha kontroll på sina kostnader är att man löpande kan följa upp och löpande bevaka leveranser, leverantörer och betalningar. Klarar man inte av det, och få mottagare gör det, kan man råka ut för stora kostnader genom

  • överfakturering;
  • svinn och bristande leveranser:
  • att man betalar för kvalitet som man inte får del av;
  • att man köper en tjänst eller produkt som inte helt svarar mot det egna behovet;
  • felaktiga utbetalningar;
  • ostrukturerade inköpsmönster;
  • okunnighet om marknaden och dess affärsmodeller;
  • varor och tjänster som inte fanns med i avtalet köps utan att man har koll på prissättningen.

Det som fattas är alltså olika typer av specialistkompetens med tillräcklig kapacitet för att hantera och kontrollera sjukhuset eller regionens väldiga, kontinuerliga flöde av varor och tjänster. Frågan är då om det finns metoder för att fylla denna brist eller om det enda som återstår är skattehöjningar – som ju om inget annat görs snart äts upp av nya kostnadsökningar.

Det kan tyckas vara en nästan omöjlig uppgift, men det finns en kanske förvånande lösning:

Inte att regioner och sjukhus, som social- och sjukvårdsminister Lena Hallengren föreslagit i en tidningsintervju, gör mindre inköp och gör mer på egen hand. Utan tvärtom att man köper litet till – nämligen en upphandling av en specialiserad tjänst: Optimerade inköp och upphandlingar.

Branschen är större i en del andra länder än i Sverige men den växer snabbt också här och ERA är Sveriges ledande specialistföretag på detta område. Vårt internationella nätverk består av ca. 750 experter, specialiserade på åtminstone ett 40-tal olika kostnadskategorier. I Sverige har vi nu 12 konsulter, i Norden 45, och antalet ökar rätt snabbt.

Det flesta av våra kunder tillhör det privata näringslivet. Närmast som en tumregel kan man säga, att man där på det viset sparar i storleksordningen 20 procent av inköpskostnaderna, vilket beroende på vår betalningsmodell, gör att konsultinsatsen blir riskfri och ”gratis”. I Svenskt Näringslivs rapport ”Effektivare offentlig upphandling” från juni 2019 anger man en besparingspotential av ungefär samma storleksordning. Men den offentliga sektorn släpar efter – kanske beroende på att man där, felaktigt – tror sig vara förhindrade av regelverket att rationalisera inköpen med våra metoder.

Vad det gäller är att också i offentlig sektor göra upphandlingsunderlag anpassade till marknadens förutsättningar och framtidsutveckling så att de blir relevanta för leverantörerna. Därmed får man en faktisk konkurrens mellan potentiella leverantörer och får fler anbudsgivare.

ERA har med medarbetare också från Sverige genomfört närmare 100 projekt inom sektorn hälso- och sjukvård i främst Europa men också i USA och Australien. Vi har gjort besparingar på mellan 1 och 60 procent, där den absoluta majoriteten legat mellan sex och 30 procent. Det rör sig om drygt 30 vårdaktörer, inkluderande namnkunniga sådana som Capio och Attendo.

Siffror från 2018 från några olika regioner i Sverige tyder på att det i respektive region finns volymer om runt en miljard kronor per region som man kan optimera utan att för den skull gå in i och ändra på exempelvis metodval inom ortopediska operationer, hjärtkirurgi eller dylikt. Sedan finns det andra områden än sjukvård inom en regions ansvarsområde. Inom Region Jönköpings Län finns exempelvis tågtrafik som också genererar stora inköpskostnader.

Om det går att optimera kostnaderna lika mycket inom Sveriges regioner som vi har gjort för sjukhus och omsorgsföretag inom andra europeiska länder så skulle det röra sig om 20 procent i snitt. Men även om vi försiktigtvis antar att potentialen ”bara” är 10 procent rör det sig om en sparpotential på 100 miljoner per region. I stora regioner som Västra Götaland, Stockholm och Skåne kan det röra sig om mångfalt större belopp.

Överslagsmässigt är det ca 40 miljarder som upphandlas och som kan påverkas. Genom djup specialistkompetens inom varje kostnadskategori samt uppföljning av upphandlingarna över tid så är det inte osannolikt att mellan 5 och 10 miljarder kan sparas per år i Sverige enbart inom landsting och regioner. Därtill tillkommer potentialen inom myndigheter och kommuner.

Regionernas sparmöjligheter fördelade på inköpskategorier

Det finns ingen anledning att anta att möjligheterna till effektivare inköp och upphandlingar skulle vara sämre i Sverige än vad de har visat sig vara runt om ute i Europa. De ca. 100 sparprojekt som ERA har genomfört i sjukhus och vårdinrättningar i Europa, USA och Australien bör därför ge en god grund för att bedöma också hur mycket den svenska sjukvården, genom sina 21 regioner, skulle kunna spara.

Men det är då viktigt att ta hänsyn till att ”sparpotentialerna” varierar starkt mellan olika typer av kostnadskategorier.

Spännvidden mellan största och minsta besparing är som synes stor – mellan sex och 30 procent, i vissa fall t o m mer. Som en grund för mer konkreta bedömningar har vi gjort en kartläggning av kostnaderna hos några regioner. Det rör sig om :

  • kontoklass 5. Kostnader för köpt verksamhet, samt inköp av material och varor
  • kontoklasserna 6 & 7. Övriga verksamhetskostnader

Den sparpotential som vi här anger för respektive region är en konservativt beräknad siffra grundad både på våra erfarenheter av liknande projekt internationellt och våra erfarenheter av besparingar inom svenskt näringsliv – tillsammans många hundra projekt.

Vi har valt att exkludera kostnader för: läkemedel, lokalhyror, energikostnader utom el, samt övriga kostnader under kontoklass 7 vilka inte kan påverkas genom upphandling.