Det finns alltid en spänning mellan förares önskemål (i allmänhet vill de köra en så fin bil som möjligt) och företagets intresse av att hålla kostnaderna så låga som möjligt. Vidare finns det skatteeffekter, synpunkter från fack och anställda och företagens bilpolicys, olika leverantörer och mycket svårgenomträngliga kontrakt. Lägg därtill att företag också vill vara attraktiva arbetsgivare, och det är uppenbart att det här är en komplicerad fråga.

Och sedan finns det också andra faktorer att tänka på:

  • Många företag har strategier för att minska koldioxidutsläppen, där rörlighet oftast är en av de stora bidragsgivarna.
  • Det finns en tydlig trend mot alternativa drivmedel – el- väte eller hybridversioner. Ännu finns ingen generell lösning, men i många sammanhang finns ändå möjliga alternativ.
  • Ungdomar i storstäder vill nu ofta inte ha någon bil utan istället en mer flexibel rörlighet. Hur kan ett företag anpassa sig till detta?
  • IFRS-regler (en internationell standard för redovisning) för hur leasade tillgångar (inte bara bilar) ska redovisas i balansräkningen förändras de närmaste åren. Hur klarar man en smidig övergång?

Vad kan en extern konsult bidra med?

I många företag, särskilt de med färre än 300 bilar, är inte flottans chefer specialiserade på denna uppgift, utan den hanteringen är bara en av många uppgifter. Vanligtvis ligger den under ansvarsområden som HR eller finans- och ledningsfunktioner. Och även när det finns en speciell chef för flottan saknar man ofta kunskaper om kostnadskomponenterna i kontrakten. En extern konsult kan tillhandahålla den informationen och se till att leasingföretagen lever upp till sina åtaganden.

Problemet är att kontrakten med leasingföretag inte är transparenta:

  • Den viktigaste kostnadskomponenten i ett kontrakt är avskrivningar (cirka 40% av den totala kostnaden för leasingavtalet) och dessa är starkt beroende av bilens restvärde.
  • Många kostnadskomponenter (som underhåll, försäkringar och reparationer) innehåller osynliga provisioner till leasingföretaget.
  • När kontrakt förlängs framgår det inte alltid tydligt om den nya kostnadsnivån överensstämmer med vad man tidigare avtal sagt.

I anbudsfasen slimmas vanligtvis kostnadsposterna, men så småningom, till exempel när det kommer nya modeller, förändras de långsamt till fördel för leasingföretaget.Slutligen kan en extern konsult hjälpa till med att säkra framtida flexibilitet, både när det gäller transportbehoven och finansiellt.

Var kan man hitta möjliga besparingar?

Det finns potentiella besparingar av många olika slag och de är också beroende av företags mål och strategier. Några punkter att tänka på:

  • Avtalen med leasingföretag, importörer och återförsäljare.
  • Hur ser försäkringarna ut och vad gäller vid reparation av skador?
  • Anpassningar till företagets policy (t.ex. om koldioxidutsläpp eller tjänstebilförmåner).
  • Hur hanteras bränsleinköp?
  • Serviceavtal med leverantörer.
  • Kan man minska dolda kostnadskomponenter?
  • Hur regleras kostnader som beror på brukarnas körvanor?

Var kommer företagsansvaret in?

Företagsansvar är ett ämne som betyder allt mer. Det beror delvis på politiska beslut (i offentliga anbud vägs detta in i allt högre utsträckning) och delvis på att frågor om t.ex. miljö och hållbarhet spelar en allt större roll för bolagsstyrelser. En extern konsult kan hjälpa till att forma ett företags policy så att den uppfyller krav av den typen.

Henk Postmus:
Henk har mer än 30 års erfarenhet, i flera ledande befattningar inom internationella tillverknings- och grossistföretag, av försäljning, marknadsföring, inköp, lagerstyrning och förvaltning av utländska dotterbolag. Därav elva år som verkställande direktör.

Som specialist på fleet management har Henk framgångsrikt hanterat mer än 100 projekt. Hans nu aktuella kontrakt omfattar mer än 10 000 bilar i mer än 20 länder.